Написання заяви на відпустку на один день зводиться до кількох конкретних елементів: даних працівника та роботодавця, дати складання, точної дати відпустки (наприклад, 12 червня 2026 року), виду відпустки (щорічна, на вимогу, обставинна або без збереження заробітної плати) та підпису. Усе це вміщується на пів сторінки А4 і не потребує пояснення причини.
Найчастіше працівники обирають два основні шляхи — звичайну щорічну відпустку, яку подають заздалегідь, або відпустку на вимогу, яку можна оформити навіть уранці того дня, коли хочете залишитися вдома. Перша вимагає згоди керівника, друга — зазвичай ні, хоча в окремих випадках роботодавець може відмовити.
Заяву можна подати на папері, електронною поштою або через корпоративну систему управління персоналом. Важлива суть, а не форма. Нижче — готовий шаблон, покроковий розбір полів, порівняльна таблиця видів відпусток та практичні поради з кадрової роботи.
Чому один день відпустки регулюється тими самими правилами, що й двотижнева
Кодекс законів про працю не розділяє «коротку» та «довгу» відпустку. Згідно зі статтями 152 та 154 один день має таку саму юридичну силу, як два тижні на морі — його відраховують із тієї самої річної норми: 20 або 26 днів. Тому процедура, навіть якщо йдеться лише про вісім годин відсутності, вимагає тих самих формальностей.
Тривалість відпустки у 2026 році не змінилася: 20 днів для працівників зі стажем менше 10 років і 26 днів — зі стажем 10 років і більше (враховуючи роки навчання у школах та вишах). Цю кількість можна ділити на будь-які частини, хоча Кодекс рекомендує, щоб хоча б одна частина тривала не менше 14 календарних днів поспіль. Решту можна брати навіть по одному дню — саме так робить більшість працівників, коли потрібно відлучитися до установи, лікаря чи просто відновити сили.
Роботодавець, затверджуючи заяву, не має права вимагати пояснення причини щорічної відпустки. Він може поцікавитися, але формально це не обов’язково. Багато працівників досі цього не знають і даремно вигадують пояснення в графі «причина».
Три варіанти на один день: щорічна, на вимогу, обставинна
Кожен із цих варіантів дає вихідний зі збереженням заробітної плати, але відрізняється строками подання, джерелом днів та можливістю відмови роботодавця.
Найважливіша практична відмінність: щорічну відпустку подають заздалегідь і чекають на згоду, відпустку на вимогу — не пізніше дня початку (до початку роботи), а обставинну — лише за наявності конкретної події (весілля, народження дитини, похорон).
| Вид відпустки | Термін подання | Пул днів | Чи може роботодавець відмовити |
|---|---|---|---|
| Щорічна | Заздалегідь, відповідно до графіка або правил | 20 або 26 днів на рік | Так, якщо не вписується в графік |
| На вимогу (ст. 167²) | Не пізніше дня початку, до запланованої години роботи | До 4 днів на рік із пулу щорічної | Винятково — якщо загрожує інтересам підприємства |
| Обставинна | Під час події (весілля, народження, похорон) | 1–2 дні залежно від події | Ні, за наявності підтвердження |
| Без збереження заробітної плати | У строк, узгоджений з роботодавцем | Без обмежень | Так, це добровільно |
Джерело: власне опрацювання на підставі Кодексу законів про працю (ст. 152, 167², 174) та матеріалів Державної інспекції праці.
З досвіду ведення кадрової документації: у корпораціях найчастіше беруть щорічну відпустку — система генерує заяву одним кліком. У невеликих компаніях досі використовують папір, і саме там трапляється найбільше помилок: відсутність дати, підпису чи конкретного дня.
Що саме потрібно вказати: анатомія заяви крок за кроком
Якісна заява має бути лаконічною, чіткою та без зайвої інформації. Її структура не змінювалася десятиліттями — змінився лише формат подання.
- Шапка з датою та місцем — у правому верхньому куті, наприклад: «Київ, 12 березня 2026 р.».
- Дані працівника — ПІБ, посада, іноді табельний номер або відділ.
- Дані роботодавця — назва компанії та/або ПІБ керівника, який затверджує відпустку.
- Назва документа — «Заява про надання щорічної відпустки» або «Заява про надання відпустки на вимогу».
- Основний текст — одне речення: «Прошу надати мені 1 (один) день щорічної відпустки 15 березня 2026 р.».
- Підпис — власноручний або електронний.
- Місце для рішення роботодавця — «Погоджую / Не погоджую», дата, підпис.
Деякі компанії мають власні бланки з додатковими полями (залишок днів, заміна тощо). Варто перевірити внутрішні правила.
Готовий шаблон заяви на один день: копіюй, вставляй, підписуй
Київ, 12 березня 2026 р.
Іван Ковальський
Спеціаліст з маркетингу
Відділ комунікацій
До
ABC Polska Sp. z o.o.
Пані Анни Новак
Керівника відділу комунікацій
ЗАЯВА
Прошу надати мені 1 (один) день щорічної відпустки 15 березня 2026 р. (понеділок).
З повагою
Іван Ковальський
Для відпустки на вимогу: «Заявляю вимогу про надання мені 1 дня відпустки на вимогу сьогодні, 12 березня 2026 р., відповідно до ст. 167² Кодексу законів про працю».
Відпустка на вимогу: швидка можливість, якою не варто зловживати
Згідно зі ст. 167² роботодавець зобов’язаний надати до 4 днів на рік на вимогу працівника. Повідомити потрібно не пізніше дня початку відпустки, до початку робочого часу.
Важливо: самостійна неявка без повідомлення навіть за наявності права на відпустку на вимогу може бути розцінена як прогул.
Коли роботодавець може відмовити — і що тоді робити
Відмова можлива лише у виняткових випадках, коли відсутність працівника може суттєво порушити роботу підприємства. У разі необґрунтованої відмови можна звертатися до Державної інспекції праці.
Форми подання заяви у 2026 році: папір, email чи система HR
Рекомендується комбінувати швидке повідомлення (дзвінок, месенджер) з офіційним підтвердженням (email або система).
Пастки, які ловлять навіть досвідчених працівників
Найпоширеніші помилки: неконкретна дата, неправильний вид відпустки, відсутність підпису, надсилання не тій особі, відсутність підтвердження отримання.
Віддалена, гібридна робота та цивільно-правові договори — чи змінюються правила
На віддаленій роботі правила ті самі. На цивільно-правових договорах (злеcenя, B2B) поняття «відпустки» за КЗпП не застосовується.
Що варто знати про розрахунок одного дня при неповному робочому часі та нетиповому графіку
При неповному робочому часі один день відпустки дорівнює 8 годинам, тому може «з’їдати» більше днів із графіка.
Оплата за один день відпустки: чи щось втрачаєте
Зарплата за день відпустки нараховується як за звичайний робочий день.
Актуальні тренди 2026: застосунки, автоматизація та зміни в законодавстві
Цифризація процесів продовжується. Багато компаній уже використовують електронні системи для подання заяв.
